Conditions générales d'utilisation et de vente

Voala Version [[VERSION]] du [[DATE]]

Préambule

Voala est un logiciel en ligne d'assistance opérationnelle destiné aux indépendants, très petites entreprises et petites et moyennes entreprises. Il regroupe dans un seul outil la gestion des clients, des demandes, des devis, des factures, des relances, et selon les modules activés, des biens, séjours et contrats.

Le service est réservé aux professionnels. Il ne s'adresse pas aux consommateurs.

Les présentes conditions régissent l'accès au service et son utilisation. Elles sont acceptées lors de la création de l'espace. Elles forment, avec le contrat de sous-traitance des données à caractère personnel qui leur est annexé, l'intégralité de l'accord entre les parties.

Article 1. Définitions

Éditeur : [[RAISON_SOCIALE]], [[FORME_JURIDIQUE]], SIRET [[SIRET]].

Client : l'entreprise, la société ou le professionnel indépendant qui souscrit au service.

Espace : l'environnement propre au Client au sein du service, isolé de tout autre espace.

Utilisateur : toute personne physique autorisée par le Client à accéder à son Espace.

Données Client : l'ensemble des données saisies, importées ou générées par le Client ou ses Utilisateurs dans son Espace, y compris les données à caractère personnel concernant les clients, prospects, propriétaires, voyageurs ou salariés du Client.

Assistant : la fonction conversationnelle du service, qui consulte les Données Client pour répondre aux questions d'un Utilisateur.

Phase Pilote : la période d'utilisation gratuite décrite à l'article 9.

Article 2. Objet

L'Éditeur concède au Client, pour la durée du contrat, un droit d'accès et d'utilisation du service, personnel, non exclusif et non cessible.

Le service est fourni en mode logiciel à la demande. Le Client n'acquiert aucun droit sur le logiciel, son code source ou sa documentation.

Article 3. Accès au service et comptes

3.1. L'accès s'effectue par identifiant et mot de passe personnels, ou par tout autre moyen d'authentification proposé par le service.

3.2. Le Client est responsable de la confidentialité des identifiants de ses Utilisateurs et de toute action effectuée depuis leurs comptes. Il informe sans délai l'Éditeur de tout usage non autorisé dont il aurait connaissance.

3.3. Le Client désigne les Utilisateurs autorisés, leur attribue un rôle et retire les accès des personnes qui quittent son organisation. L'Éditeur met à disposition les fonctions nécessaires à cette gestion.

3.4. Chaque Espace est isolé. Le service est conçu de telle sorte qu'aucune entreprise ne puisse accéder aux données d'une autre, cette isolation étant imposée par le système de gestion de base de données lui-même et non par le seul code applicatif.

Article 4. Description du service

4.1. Le périmètre fonctionnel est celui des modules activés dans l'Espace du Client. Un module non activé n'est ni affiché ni accessible.

4.2. L'Éditeur fait évoluer le service. Les évolutions qui ajoutent des fonctions ou améliorent les existantes sont mises à disposition sans surcoût pendant la durée de l'abonnement. Une évolution qui supprimerait une fonction substantielle ou en dégraderait sensiblement l'usage est annoncée au Client au moins trente jours à l'avance.

4.3. Connexions à des services tiers. Lorsque le Client connecte une messagerie ou un agenda externe, la connexion s'effectue par délégation d'autorisation. L'Éditeur ne demande, ne conserve et ne traite à aucun moment les mots de passe des comptes tiers du Client. Le Client peut révoquer la connexion à tout moment, depuis le service ou depuis le fournisseur concerné.

Article 5. L'Assistant

5.1. Ce que fait l'Assistant. L'Assistant répond à des questions portant sur les Données Client en consultant les mêmes informations que celles affichées à l'écran, avec les mêmes droits que l'Utilisateur qui l'interroge. Il n'accède à aucune donnée d'un autre Espace.

5.2. Ce que l'Assistant ne fait pas. Dans la présente version, l'Assistant ne crée, ne modifie, n'envoie ni ne supprime aucune donnée. Toute action reste déclenchée par un Utilisateur.

5.3. Les montants ne sont pas calculés par l'Assistant. Les sommes, soldes, commissions et échéances qu'il restitue proviennent des calculs effectués par le service à partir de la base de données. Ils ne sont ni recalculés ni estimés par un modèle de langage.

5.4. Limites. L'Assistant repose sur une technologie de modèle de langage. Malgré les garde-fous mis en place, une réponse peut être incomplète ou inexacte. Chaque réponse indique les informations consultées afin que l'Utilisateur puisse les vérifier dans l'écran correspondant.

5.5. Absence de conseil. L'Assistant ne délivre aucun conseil juridique, fiscal, comptable, financier ou médical. Il ne se substitue à aucun professionnel réglementé. Le Client demeure seul responsable des décisions qu'il prend, y compris lorsqu'elles font suite à une réponse de l'Assistant.

5.6. Plafond d'usage. L'usage de l'Assistant est soumis à un plafond mensuel par Espace, destiné à prévenir toute consommation anormale. Lorsque ce plafond est atteint, l'Assistant cesse de répondre jusqu'au mois suivant. Les autres fonctions du service restent disponibles. Le Client peut demander un relèvement du plafond.

Article 6. Envoi de messages

6.1. Le service permet au Client d'envoyer des messages électroniques à ses propres clients, notamment des relances de facture, de devis ou de signature.

6.2. Le Client est seul responsable du contenu des messages envoyés depuis son Espace, de la licéité de leur envoi et de la légitimité des destinataires. Il garantit disposer d'une base légale pour écrire aux personnes concernées.

6.3. Le Client s'interdit tout envoi de prospection non sollicitée, tout message à caractère illicite, diffamatoire ou trompeur, et tout usage du service à des fins de prospection de masse.

6.4. Le texte de chaque message est présenté au Client avant l'envoi. Aucun message n'est expédié sans une action explicite d'un Utilisateur.

6.5. Un plafond quotidien d'envois est appliqué par Espace. Il peut être ajusté sur demande motivée.

6.6. En cas de manquement aux paragraphes 6.2 ou 6.3, l'Éditeur peut suspendre immédiatement la fonction d'envoi, sans préavis, afin de préserver la réputation de son infrastructure d'expédition. Le Client en est informé sans délai.

Article 7. Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• utiliser le service conformément à sa destination et à la réglementation applicable ;
• fournir des informations exactes lors de la souscription et les tenir à jour ;
• ne pas tenter d'accéder à un Espace autre que le sien, ni de contourner les mécanismes d'isolation, d'authentification ou de contrôle des droits ;
• ne pas procéder à de la rétro-ingénierie, ni extraire ou réutiliser le logiciel ou sa structure ;
• ne pas mettre en place de collecte automatisée de données du service au-delà des fonctions d'export prévues ;
• assumer la responsabilité des Données Client qu'il introduit dans son Espace, notamment quant à leur licéité et à l'existence d'une base légale pour leur traitement.

Article 8. Disponibilité, maintenance et support

8.1. L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service. Il s'agit d'une obligation de moyens.

8.2. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, mise à jour ou du fait d'un prestataire d'infrastructure. Les interruptions programmées sont annoncées au moins quarante-huit heures à l'avance lorsque cela est possible, et planifiées en dehors des heures ouvrées.

8.3. Le support est accessible par courrier électronique à [[EMAIL_CONTACT]], du lundi au vendredi. L'Éditeur s'efforce de répondre dans un délai d'un jour ouvré.

8.4. Absence d'engagement de niveau de service pendant la Phase Pilote. Aucun taux de disponibilité contractuel, aucun délai de rétablissement garanti et aucune pénalité ne sont applicables pendant la Phase Pilote. Un engagement de niveau de service pourra être proposé ultérieurement, par avenant.

Article 9. Phase Pilote

9.1. La Phase Pilote est la période durant laquelle le service est mis à disposition du Client à titre gratuit, en contrepartie de ses retours d'usage.

9.2. Sa durée est de [[DUREE_PILOTE]] à compter de la création de l'Espace. Elle peut être prolongée par accord écrit.

9.3. Pendant la Phase Pilote, le Client accepte que le service soit en cours de construction, que des fonctions évoluent ou disparaissent, et qu'aucun engagement de niveau de service ne s'applique.

9.4. Chaque partie peut mettre fin à la Phase Pilote à tout moment, par simple notification écrite, sans indemnité. L'article 12 relatif à la restitution des données demeure applicable.

9.5. Les obligations de l'Éditeur en matière de protection des données à caractère personnel, de sécurité et de confidentialité s'appliquent intégralement pendant la Phase Pilote. La gratuité ne réduit aucune de ces obligations.

9.6. À l'issue de la Phase Pilote, l'Éditeur propose au Client de poursuivre dans les conditions de l'article 10. À défaut d'accord, le contrat prend fin et l'article 12 s'applique.

Article 10. Prix et paiement

10.1. Hors Phase Pilote, le service est facturé [[PRIX]] par mois et par Espace, hors taxes.

10.2. La facturation est mensuelle ou annuelle, à terme à échoir. Le paiement s'effectue par prélèvement ou par carte bancaire.

10.3. Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure, des pénalités calculées au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de dix points de pourcentage, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros, conformément aux articles L441-10 et D441-5 du code de commerce.

10.4. En cas de défaut de paiement persistant quinze jours après une mise en demeure restée sans effet, l'Éditeur peut suspendre l'accès à l'Espace. Les Données Client sont conservées pendant la durée de la suspension et restent restituables dans les conditions de l'article 12.

10.5. Les tarifs peuvent être révisés une fois par an, avec un préavis de deux mois. Le Client qui refuse la révision peut résilier sans frais avant sa date d'effet.

Article 11. Durée et résiliation

11.1. Le contrat est conclu pour la durée de l'abonnement souscrit, et se renouvelle tacitement par périodes de même durée.

11.2. Chaque partie peut résilier à l'échéance, moyennant un préavis de trente jours pour un abonnement annuel et de sept jours pour un abonnement mensuel.

11.3. L'Éditeur peut résilier de plein droit, après mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours, en cas de manquement grave du Client, notamment un manquement aux articles 6.3 ou 7.

11.4. En cas de manquement portant atteinte à la sécurité du service ou aux données d'un autre Client, la suspension est immédiate et la résiliation peut intervenir sans préavis.

Article 12. Restitution et suppression des données

12.1. Le Client peut à tout moment exporter ses Données Client depuis son Espace, dans un format structuré et couramment utilisé.

12.2. À la fin du contrat, les Données Client restent accessibles en lecture et en export pendant trente jours.

12.3. À l'expiration de ce délai, l'Éditeur supprime les Données Client de ses systèmes de production dans un délai de trente jours, et des sauvegardes selon le cycle de rotation de celles-ci, qui n'excède pas [[RETENTION_SAUVEGARDES]].

12.4. Le Client peut demander la suppression anticipée par écrit. L'Éditeur y procède dans les trente jours et en atteste.

12.5. L'Éditeur peut conserver, au-delà de ces délais, les seules données nécessaires au respect de ses obligations légales, notamment comptables et fiscales, à l'exclusion des Données Client.

Article 13. Propriété intellectuelle

13.1. Le logiciel, son code, ses interfaces et sa documentation demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur.

13.2. Les Données Client demeurent la propriété exclusive du Client. L'Éditeur ne dispose d'aucun droit sur elles au-delà de ce qui est strictement nécessaire à l'exécution du service.

13.3. L'Éditeur n'utilise pas les Données Client pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle, ni pour son compte ni pour celui d'un tiers.

13.4. Les retours, suggestions et signalements adressés par le Client peuvent être librement utilisés par l'Éditeur pour améliorer le service, sans contrepartie et sans que cela emporte communication de Données Client.

Article 14. Confidentialité

Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations de l'autre dont elle a connaissance à l'occasion du contrat, à ne les communiquer qu'aux personnes ayant besoin d'en connaître, et à les protéger avec le même soin que ses propres informations confidentielles. Cet engagement survit trois ans à la fin du contrat.

Article 15. Données à caractère personnel

15.1. Pour les Données Client, le Client agit en qualité de responsable de traitement et l'Éditeur en qualité de sous-traitant. Leurs obligations respectives sont définies par le contrat de sous-traitance annexé aux présentes, qui en fait partie intégrante.

15.2. Pour les données relatives aux Utilisateurs et à la relation contractuelle, l'Éditeur agit en qualité de responsable de traitement. Les traitements correspondants sont décrits dans la politique de confidentialité.

Article 16. Responsabilité

16.1. L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens.

16.2. La responsabilité de l'Éditeur ne peut être engagée pour les dommages indirects, notamment la perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de données du fait du Client, ou l'atteinte à l'image.

16.3. La responsabilité totale de l'Éditeur, toutes causes confondues, est plafonnée au montant hors taxes effectivement payé par le Client au titre des douze mois précédant le fait générateur. Pendant la Phase Pilote, où aucun montant n'est payé, ce plafond est fixé à [[PLAFOND_PILOTE]] euros.

16.4. Les limitations des paragraphes 16.2 et 16.3 ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive, d'atteinte aux personnes, ni dans les cas où la loi les écarte.

16.5. Le Client garantit l'Éditeur contre toute réclamation d'un tiers fondée sur le contenu des Données Client, sur les messages envoyés depuis son Espace ou sur l'usage qu'il fait du service.

16.6. Le Client est responsable des décisions qu'il prend au vu des informations restituées par le service, y compris par l'Assistant.

Article 17. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du code civil. Si l'empêchement dure plus de trente jours, chaque partie peut résilier par écrit, sans indemnité.

Article 18. Sous-traitance et cession

18.1. L'Éditeur peut recourir à des prestataires pour l'hébergement et l'exécution du service. La liste des sous-traitants ultérieurs figure en annexe du contrat de sous-traitance et est tenue à jour.

18.2. L'Éditeur peut céder le contrat dans le cadre d'une opération de restructuration ou de cession de son activité, à charge pour le cessionnaire de reprendre l'intégralité des obligations, y compris celles relatives à la protection des données. Le Client en est informé au moins trente jours à l'avance et peut résilier sans frais s'il s'y oppose.

Article 19. Modification des conditions

L'Éditeur peut modifier les présentes conditions. Toute modification substantielle est notifiée au Client au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut résilier sans frais avant cette date. La poursuite de l'utilisation après l'entrée en vigueur vaut acceptation.

Article 20. Dispositions diverses

20.1. La nullité d'une clause n'emporte pas celle du contrat. La clause est remplacée par une stipulation valide d'effet équivalent.

20.2. Le fait de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation.

20.3. Les présentes conditions, leurs annexes et le bon de commande constituent l'intégralité de l'accord et remplacent tout échange antérieur.

Article 21. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont régies par le droit français.

À défaut de résolution amiable dans les trente jours d'une réclamation écrite, tout litige relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de [[VILLE_TRIBUNAL]], y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

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Annexe 1 : Contrat de sous-traitance des données à caractère personnel.